ČUVANJE POSLOVNIH KNJIGA U ELEKTRONSKOM OBLIKU

Privredni subjekti mogu u skladu sa članom 24. stavom 12. Zakona o računovodstvu, da računovodstvene isprave čuvaju na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima i ako je obezbeđeno sledeće:
1) da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
2) da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;
3) da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;
4) da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.
Sve računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.
Kada se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli.
Čuvanje i zaštita elektronskih dokumenata prema članu 12. Zakona o elektronskom dokumentu propisuje sledeće:
Pravna i fizička lica i organi vlasti dužni su da čuvaju i arhiviraju elektronska dokumenta u informacionom sistemu ili na medijima koji omogućavaju trajnost elektronskog zapisa za utvrđeno vreme čuvanja, u skladu sa zakonom kojim se uređuje arhivska građa, zakonom kojim se uređuje elektronski potpis i propisima o kancelarijskom poslovanju.
Sva dokumentacija se čuva 10 godina, osim Završnih računa, obračuna LD, obrazaca M-4 I kadrovske evidencije, koja se čuva trajno u skladu sa zakonom.
Pravna i fizička lica mogu poslove tekućeg čuvanja elektronskih dokumenata poveriti drugom pravnom licu koje je dužno da ove poslove vrši u skladu sa ovim zakonom, svojim aktima i zaključenim pravnim poslom.
Lice kome su povereni poslovi čuvanja elektronskih dokumenata nije odgovorno za izvorni sadržaj ovih dokumenata.
Članom 13. Zakona o elektronskom dokumentu definisano je da u obavljanju poslova sa elektronskim dokumentima primenjuju se odgovarajući tehnološki postupci i oprema koji obezbeđuju zaštitu tih dokumenata, u skladu sa zakonom kojim se uređuje arhivska građa, propisima o kancelarijskom poslovanju i međunarodnim standardima iz oblasti upravljanja dokumentima.