Elektronski dokument – povećava likvidnost privredi

Donošenjem Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju konačno su ozakonjene nove tehnologije i savremen način poslovanja.

Zakon je objavljen u  „Sl. glasniku RS“, br. 94/2017.,  primenjuje se od 27. oktobra 2017. godine. Konačno je definisan i uređen   elektronski dokument, elektronska identifikacija i usluge od poverenja u elektronskom poslovanju.

Punom primenom novih zakonskih mogućnosti, privrednicima je omogućeno da posluju brže i efikasnije uz značajno smanjenje troškova. Poseban benefit je apsolutna mogućnost praćenja toka dokumentacije, kao i pouzdano čuvanje elektronskih dokumenata, što će doprineti smanjenju troškova za čuvanje dokumentacije.

Veliki broj važnh dokumenata koji zahtevaju potpisivanje, pečatiranje slanje klijentima na potpis, poput knjižnih odobrenja, izvoda otvorenih stavki, računa, obaveštenja, izveštaja i td. moguće je u trenu potpisati kvalifikovanim elektronskim potpisom – samo jednim klikom. Nema više štampanja dokumenta, pakovanja u koverte, slanja  poštom i nadanja da je primalac pošiljku primio. Dalje, eliminiše se proces čekanja da vam poslovni partner vrati potpisan dokument.

Korišćenjem savremenih mogućnosti za masovno potpisivanje, slanje i praćenje dokumenata, kao što je aplikacija eDokument PoliSign, privrednicima je omogućen uvid u isporuku i prijem dokumenata kod klijenata, što znači da se eliminiše mogućnost da se pošta „zagubi“, da čeka na isporuku osobi kojoj je namenjena….. i bezbroj drugih nepredviđenih situacija, koje se stvarno dešavaju, posebno u velikim sistemima.

Primena ove jednostavne aplikacije za slanje važnih dokumenta,  omogućava privrednicima  da   u svakom trenutku znaju  gde se dokument nalazi.

Praktično, ovakav način komunikacije sa klijentima, privrednici svaki važan dokument šalju kao do sada, sa „povratnicom“ – poseduju dokaz da je dokument isporučen i primljen. Na ovaj način skraćuje se rok slanja i prijema pošte, ali i naplata potraživanja, koja je jedan od posebnih problema privrede. Pored smanjnja troškova kada je reč o troškovima poštarine, daleko se više štedi u radnim satima službenika koji su zaduženi za ekspediciju pošte i odgovornih lica koja treba da potpisuju ta dokumenta.

Zakonska regulativa je usklađena, Zakon o elektronskom dokumentu i Zakon o računovodstvu.

 

„Saglasno članu 9. Zakona o računovodstvu („Sl. glasnik RS“, br. 62/2013), računovodstvena isprava u elektronskom obliku mora da sadrži elektronski potpis ili identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave.

Pojam „identifikaciona oznaka“ predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl. kao i kombinacija pomenutih oznaka (npr. ime i prezime i potpis).

Kada račun izdaje domaće pravno ili fizičko lice, i ako kao identifikacionu oznaku želi da koristi svoj elektronski potpis, isti mora biti formiran u skladu sa Zakonom o elektronskom potpisu („Sl. glasnik RS“, br. 135/2004), kao običan (nekvalifikovan) ili kvalifikovan.

Posebno ističemo da treba imati u vidu da svaka računovodstvena isprava (pa i ona koju izdaje inostrani dobavljač) koju u poslovne knjige unosi domaće pravno lice, mora da zadovolji osnovne zahteve iz Zakona o računovodstvu, tj. mora da obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Ovo se odnosi i na računovodstvene isprave dostavljene u obliku EDI zapisa, s obzirom da i one moraju sadržati pre svega podatke o izdavaocu računa, vremenu izdavanja, prijema, osnovu, vrsti i sadržaju poslovne promene.

Napominjemo da Zakon o računovodstvu ne propisuje obavezu elektronskog potpisivanja računovodstvenih isprava koje se dostavljaju putem EDI sistema, već obavezu posrednika da razmenu podataka omogući samo između autorizovanih pravnih lica, u cilju obezbeđenja integriteta prenetih podataka.“

Ovde napominjemo i da EDI nije elektronska faktura.

(Mišljenje Ministarstva finansija, br. 011-00-1077/2014-16 od 7.11.2014. godine)

Računovodstvene isprave nastale u izvorno elektronskom obliku, jedino se mogu čuvati u elektronskom obliku. Članom 24. Zakona o računovodstvu propisano je da se pet godina čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige, dnevnik i glavna knjiga čuvaju se 10 godina i dr.

„Imajući u vidu činjenicu da se radi o računovodstvenim ispravama nastalim u izvorno elektronskom obliku, one se jedino mogu čuvati u elektronskom obliku (u suprotnom, njihovo štampanje predstavljalo bi pravljenje papirne kopije izvornog elektronskog dokumenta). U vezi sa pitanjem koje se odnosi na rokove čuvanja, ukazujemo da moraju biti zadovoljeni uslovi propisani članom 24. Zakona o računovodstvu („Sl. glasnik RS“, br. 62/2013), (pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige, dnevnik i glavna knjiga čuvaju se 10 godina i dr.).

Što se tiče lokacije na kojoj treba da budu čuvani podaci u elektronskom formatu, odnosno da li isti mogu biti čuvani na serveru koji nije u Republici Srbiji, napominjemo da Zakonom o računovodstvu nije uređena obaveza čuvanja računovodstvenih isprava na serveru u zemlji ili inostranstvu.

Međutim, posebno želimo da ukažemo da su, u skladu sa članom 24. stav 11. Zakona o računovodstvu, predviđeni posebni uslovi koje treba da zadovolji sistem za čuvanje računovodstvenih isprava u pogledu obezbeđivanja pristupa podacima nadležnim državnim organima, radi eventualnog sprovođenja kontrole zakonitosti poslovanja. Dakle, sistem treba da bude takav da, između ostalog, omogućava pristup i izvoz podataka u čitljivom obliku, koji je pogodan za dalju obradu u nekom drugom softveru koji za potrebe kontrole koriste nadležni državni organi.“

(Mišljenje Ministarstva finansija, br. 011-00-1077/2014(II)-16 od 7.11.2014. godine)

Iz priloženih mišljenja Ministarstva finansja, nema nikakvih smetnji za primenu elektronskog dokumenta, a aplikacija eDokument PoliSign učiniće ovu primenu pouzdanom i jednostavnom.

Pitanja i odgovori

U svakom trenutku, pretplatnicima BLOG-a dostupan je sistem poslovne pomoći. Ako imate pitanje iz ove ili neke druge oblasti, kliknite na dugme, ulogujte se (samo za pretplatnike BLOG-a) i unesite pitanje.

Biljana Trifunović
 

Pitanja i odgovori